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La Force de la différence
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Pourquoi externaliser sa gestion administrative et l’assistance aux fonctions support auprès d’une entreprise adaptée ?

L’externalisation vers une entreprise adaptée est devenue depuis quelques années une tendance stratégique forte dans les entreprises pour des raisons à la fois de performance et de coût, et ce en particulier pour la gestion administrative. Si chaque entreprise a son propre métier et ses propres savoir-faire, en général la gestion administrative n’en fait pas partie. Pour toutes les entreprises, et en particulier celles qui veulent exceller dans leur métier et suivent des indicateurs de performance, l’externalisation de la gestion administrative ainsi que l’assistance aux fonctions support sont des « maux nécessaires ».

 

En effet une entreprise peut décider de gérer tous les aspects administratifs de son activité – et ils sont nombreux – en interne, en répartissant les tâches au gré des départements. Cependant confier ces missions administratives à du personnel dont ce n’est ni le métier ni l’appétence augmente toujours les délais, le risque d’erreurs. Au final le temps passé sur ces tâches accessoires est un véritable manque à gagner.


Premier atout de l’externalisation administrative : spécialisation et professionnalisme

C’est pourquoi de nombreuses entreprises préfèrent mobiliser leur collaborateurs sur leur vrai cœur de métier : recrutement de compétences clés, analyse de la situation financière, recherche de nouveaux fournisseurs …

 

Ces activités constituent souvent des enjeux stratégiques sur lesquels les entreprises misent pour gagner en performance. Chaque service est alors spécialisé dans son domaine expert, et ne plus perdre de temps sur la gestion administrative représente une vraie valeur ajoutée pour l’entreprise. Tout le temps qu’ils ne passent pas à gérer de l’administratif permet d’optimiser celui qui induit création de valeur et gains additionnels.


Deuxième atout de l’externalisation administrative  : réactivité

En faisant appel à un prestataire externe, l’entreprise va adapter ses ressources en fonction de ses besoins. Le partenaire intervient souvent tout au long de l’année et encore plus au moment des pics d’activité, sans que l’entreprise ait besoin de chercher, interviewer, sélectionner et embaucher des CDD pour ces occasions ponctuelles – soit autant de temps, de formalités et d’argent économisés. La souplesse et la flexibilité de l’externalisation administrative représentent ainsi des atouts au niveau organisationnel et sur le plan économique.

 

Sur le modèle traditionnel de gestion en interne, la personne en charge de l’administratif et de l’assistance aux fonctions support n’est pas toujours disponible à 100 %. Lorsque le dirigeant assure lui-même ces fonctions, l’accomplissement des tâches fluctue nécessairement au gré d’un planning déjà chargé.

 

Lorsqu’une personne est dédiée aux activités administratives, ses congés et autres absences sont autant de freins à la bonne gestion des dossiers importants. Dans ce contexte, l’externalisation est le modèle le plus fiable pour assurer la continuité de la gestion administrative de l’entreprise : le prestataire tiers est extérieur aux aléas internes de l’entreprise.


Troisième atout de l’externalisation de l’assistance aux fonctions support : qualité

Tout comme vous connaissez votre métier, votre partenaire connaît le sien. Parce que vous confiez votre gestion administrative à des professionnels spécialisés, vous profitez d’une expertise toujours à jour. Ce partenaire extérieur vous offre un avis nouveau sur la gestion de votre administratif, fournit des pistes utiles et met en œuvre les moyens efficaces pour optimiser vos activités administratives. Bien sûr, pour un gage de qualité supérieure, l’externalisation suppose de bien choisir son prestataire. Privilégiez un partenaire dûment formé au métier et expérimenté, et veillez à ce qu’il dispose au sein de sa propre entreprise de services les moyens techniques et humains nécessaires pour améliorer vos aspects administratifs.

Au-delà de l’aspect optimisation, vous appuyer sur un tiers vous permet de réduire quasi totalement le risque d’erreur : une garantie d’autant plus précieuse que votre domaine d’activité est sensible.

 

L’externalisation de l’assistance aux fonctions support n’est pas synonyme de “cost killing ”

Malheureusement parce que la gestion administrative est justement vue comme non stratégique, on a souvent -à tort ou à raison – associé son externalisation à de la réduction de coût pure, au détriment de l’efficacité opérationnelle telle que décrite. Les plateformes d’externalisation de la gestion administrative ont ainsi fleuri dans des pays francophones exotiques, pour des raisons assez claires de coût. Or l’éloignement et la qualification souvent faible de la main d’œuvre locale ont accéléré l’impression de réduction de coût au détriment de la qualité.
Avec l’évolution du paysage commercial, la professionnalisation de l’externalisation de la gestion administrative a beaucoup changé. En fait plusieurs modèles différents ont vu le jour pour répondre aux besoins d’entreprises de formes et de tailles diverses.


Externalisation de la Gestion administrative et de l’assistance aux fonctions support auprès d’une entreprise adaptée : la solution qui s’impose

Aujourd’hui une solution fait école, c’est celle d’externaliser sa gestion administrative auprès d’une entreprise adaptée (EA) en France. Un petit rappel : une entreprise adaptée est une entreprise comme une autre, régie par le code du Travail, mais avec la caractéristique d’avoir dans ses effectifs 55 % ou plus de travailleurs handicapés.

 

Ces travailleurs sont recrutés pour leur qualification parmi les personnes sans emploi, les plus éloignées du marché du travail. Une entreprise adaptée signe un contrat d’objectifs et de Moyens (CPOM) avec la DREETS (anciennement la DIRECCTE) à l’issue d’un processus d’instruction validé par le préfet de région. L’entreprise adaptée n’est donc pas une structure médico-sociale (à la différence d’un ESAT), mais bien une entreprise « du milieu ordinaire » avec son métier et ses objectifs de performance.

 

L’entreprise adaptée a donc des salariés qui exercent leur activité professionnelle dans un environnement adapté à leurs problématiques de santé afin qu’ils obtiennent (souvent suite à une reconversion professionnelle) ou conservent un emploi. Ces salariés ont le statut reconnu de travailleurs handicapés (RQTH, AAH, IPP…).

 

Si une personne bénéficiant d’une Reconnaissance de la Qualité de Travailleur Handicapé (RQTH) n’est pas tenue d’en informer son employeur, l’accès à la plupart des avantages accordés n’est possible que si l’employeur est averti. Dans une entreprise adaptée le salarié est justement en confiance pour communiquer ce statut, et la relation est alors « gagnant-gagnant », pour le travailleur, son entreprise adaptée, et les clients de l’EA.

Certaines entreprises adaptées se sont spécialisées dans la gestion administratives et combinent les avantages les plus importants qu’offre une externalisation.


Que peut-on externaliser comme gestion administrative ou assistance aux fonctions support auprès d’une entreprise adaptée ?

Plutôt que de mobiliser des ressources humaines en interne, ou d’externaliser vers une structure lointaine il est gagnant de faire appel à des spécialistes bénéficiant du cadre de travail en entreprise adaptée.
Une entreprise adaptée a une spécialisation tout comme vous, mais elle c’est une autre. En externalisant votre gestion administrative auprès d’une entreprise adaptée spécialisée dans ce domaine, vous faites en appel à des spécialistes de nombreux process :

 

Dans le domaine des ressources humaines

  • Gestion des candidatures : pré-qualification des candidats, sourcing gestion de réponse ; CV-thèque
  • Assistance aux missions handicap (MDE, DOETH…)
  • tri pertinent et dématérialisation des dossiers RH
  • Gestion des plans de formations (FORMASHARE pour Handishare)
  • Gestion des visites médicales (MEDISHARE pour Handishare)


Dans le domaine des achats

  • Agréments des fournisseurs
  • Suivi des informations techniques et des certifications des fournisseurs. Validation des demandes d’achat dans un Workflow
  • Gestion des Achats de classe C et des approvisionnements
  • Gestion parc auto et PV de la flotte entreprise

 

Dans le domaine de l’informatique

  • Gestion des tickets d’incidents
  • Gestion des comptes utilisateurs d’ERP
  • Tests utilisateurs et recettage
  • TMA (tierce maintenance applicative) et helpdesk 1er niveau

 

Dans le domaine de la gestion comptable

  • Processus fournisseurs : rapprochement des pièces saies dans l’ERP et numérisation des factures
  • Comptabilité analytique : ventilation de factures
  • Gestion des éléments variables de paie et notes de frais

4 raisons fortes pour externaliser sa gestion administrative
ainsi que l’assistance aux fonctions support auprès d’une entreprise adaptée

Vous disposez d’une équipe de professionnels de la gestion administrative qui connait votre entreprise et vos process. Énormes avantages :


Compétence

Ces professionnels de la gestion administrative ne sont pas choisis pour un coût plus faible, mais pour leur véritable compétence. Vous choisissez une entreprise adaptée comme un spécialiste de la gestion administrative que vous voulez déléguer. Vous êtes assurés de gagner en qualité, car tout comme vous connaissez votre métier, l’entreprise adaptée connaît le sien.

Parce que vous confiez votre gestion administrative à des professionnels spécialisés, vous profitez d’un niveau d’expertise supérieur. Ce véritable partenaire externe vous offre un avis d’expert sur vos processus de gestion administrative, fournit des conseils utiles d’amélioration et met en œuvre les moyens efficaces pour optimiser vos activités administratives.


Communication

Avec des experts, la communication est plus fluide et naturelle. Vos horaires et vos contraintes sont les mêmes. La souplesse et la flexibilité du modèle entreprise adaptée représentent ainsi des atouts au niveau organisationnel et sur le plan économique. Atouts non négligeables : vous pouvez également les rencontrer et vous assurer de leur professionnalisme !


Coût

Faire appel à une entreprise adaptée agréée par la DREETS s’inscrit dans l’obligation d’emploi de travailleurs handicapés (OETH) et vous permet de réduire votre contribution handicap, à laquelle toutes les structures de plus de 20 salariés sont soumises, qu’elles soient issues du privé, ou bien du public. Un pourcentage de 30% du montant de la facture de sous-traitance (hors fournitures) peut être déduit chaque année de la contribution handicap.


Engagement

Toutes les enquêtes démontrent que l’engagement RSE des entreprises adaptées est important voire essentiel. Déléguer des activités de gestion administrative à une entreprise adaptée s’inscrit clairement dans une démarche RSE, et non dans du « cost killing » : le raisonnement se fait sur du TCO (Total Cost Ownership) incluant la valorisation RSE. C’est également une façon de faire de la sensibilisation au handicap : sujet qui recueille le suffrage de tous les salariés d’après les différentes enquêtes.


Externaliser gestion administrative et assistance aux fonctions support auprès d’une entreprise adaptée est souvent synonyme de gain en performance

On l’a compris, l’externalisation auprès de professionnels de la gestion administrative en entreprise adaptée est un gage de qualité supérieure. Compétence, Communication, Engagement, Coût : une entreprise adaptée ne présente que des avantages. À vous, comme pour tout choix de partenaire, de bien sélectionner votre prestataire.

Privilégiez un partenaire dûment formé et expérimenté sur le métier que vous souhaitez déléguer, et veillez à ce qu’il dispose au sein de sa propre entreprise de services les moyens techniques et humains nécessaires pour améliorer vos aspects administratifs. Votre prestataire vous fera profiter de son expertise dédiée, et de son expérience continue sur les derniers outils de gestion innovants ainsi que sur l’entrée en vigueur des normes et lois contraignantes dans votre domaine d’activité spécifique.
Au-delà de l’aspect optimisation, vous appuyer sur une entreprise adaptée vous inscrit clairement dans une démarche responsable.


Handishare, entreprise adaptée avec 10 ans d’expérience

En choisissant Handishare, vous sélectionnez une entreprise adaptée qui a près de 10 ans d’expérience (créée fin 2011) et qui est plébiscitée par ses clients. Ainsi, vous êtes assurés d’être accompagnés par un partenaire de confiance, sur le long terme.

En 2021, HANDISHARE ce sont 60 clients et 95 % de missions récurrentes. 83 % des clients estiment que la rigueur dans le traitement de la mission est le point fort d’HANDISHARE et 100 % de clients se montrent totalement satisfaits.

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HANDISHARE est une SAS sous statut d’entreprise adaptée.
Sous agrément de la DIRECCTE, un pourcentage du montant de la facture de sous-traitance peut-être déduit de la contribution handicap.
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